Munia : une IA générative conçue pour les tâches des municipalités du Québec
Par Carange Solutions | Publiée le 23 janvier 2025
Problématique et objectifs poursuivis
Problème
- Les municipalités québécoises sont confrontées à une pénurie de main-d'œuvre, ce qui entraîne une surcharge de travail pour les employés.
- Une grande partie des tâches administratives est répétitive et redondante, comme la rédaction de documents, l’analyse de réglementations, ou encore la gestion des demandes citoyennes.
- Les employés municipaux doivent traiter d’importants volumes de documentation, souvent complexes, ce qui prend un temps considérable.
- Ces défis nuisent à la productivité et à la satisfaction au travail des employés municipaux.
- Conformité à la Loi 25 : De nombreux fournisseurs de services d’IA génératives ne sont pas conformes à la Loi 25, ce qui pose un problème majeur pour les municipalités. Cette loi exige que les données personnelles soient protégées, avec des hébergements locaux et des pratiques de gestion conformes.
Objectifs
- Réduire de 70 % le temps nécessaire pour accomplir des tâches répétitives grâce à une plateforme d'IA.
- Offrir un accès à des outils spécifiquement conçus pour les besoins municipaux.
- Automatiser les tâches administratives et documentaires pour libérer du temps pour des activités stratégiques.
- Améliorer la précision et l’efficacité dans la gestion des informations juridiques et administratives.
- Faciliter la formation et l’acquisition de connaissances en rendant accessible des informations complexes via des résumés clairs et des réponses instantanées.
Solution proposée
Solution
La plateforme Munia donne accès à une suite d’agents d’IA générative conçus pour répondre aux défis spécifiques des municipalités québécoises. Ces agents optimisent divers processus administratifs, juridiques et stratégiques. Voici quelques exemples
- Générateur de sommaires exécutifs : Résume rapidement les documents complexes pour une prise de décision rapide.
- Agent en législation : Fournit des informations sur les lois et règlements municipaux.
- Conseiller juridique pour directeurs généraux (DG) : Offre un accompagnement sur des questions juridiques locales.
- Rédacteur structuré de résolutions municipales : Automatise la rédaction des résolutions, réduisant le temps requis.
- Création de grilles d’analyse d’appels d’offres : Génère des outils structurés pour évaluer les propositions.
Munia se distingue par son enracinement local et son engagement envers la conformité légale, offrant une solution sécuritaire et adaptée aux réalités québécoises.
- Développée et hébergée au Québec : Munia est une solution 100 % québécoise, conçue dans le respect des réglementations locales.
- Hébergement conforme à la Loi 25 : La plateforme est hébergée exclusivement sur des serveurs situés au Québec, garantissant la souveraineté des données et la conformité aux nouvelles exigences en matière de protection des renseignements personnels.
Principe
La plateforme utilise des modèles d’intelligence artificielle générative pour analyser et traiter le langage naturel, ce qui permet de répondre aux demandes de manière précise et rapide.
L’utilisateur soumet une question, un texte ou un document, et l’IA génère une réponse adaptée ou un résumé exploitable en quelques secondes.
Grâce à son interface intuitive, les employés municipaux peuvent interagir facilement avec l’IA sans nécessiter de compétences techniques.
Expérience utilisateur
Les employés municipaux gagnent du temps sur les tâches répétitives et bénéficient de réponses précises à leurs questions.
Interface intuitive permettant aux employés municipaux, même non techniques, d’utiliser la plateforme.
Exemple : Un employé soumet un règlement de 30 pages, et en obtient un résumé clair et concis en moins de 5 minutes.
Rôle de l'IA
Munia redéfinit la manière dont les municipalités travaillent en transformant des tâches administratives longues et fastidieuses en processus simples et rapides.
- Par exemple, au lieu de passer 3 heures à rédiger une résolution, l’agent IA "Résolution" permet de réaliser cette tâche en seulement 10 minutes, en générant un contenu initial clair et structuré.
- Ce gain de temps permet aux employés de se concentrer sur l’amélioration de la qualité du produit final et de veiller à ce que les documents reflètent parfaitement les besoins municipaux.
- En libérant du temps, Munia permet également aux employés de consacrer leurs efforts à des tâches plus stratégiques et à forte valeur ajoutée, comme la planification à long terme, l’engagement citoyen, ou l’élaboration de nouvelles politiques.
En automatisant ces processus, Munia contribue non seulement à améliorer la productivité, mais aussi à rehausser la qualité des services municipaux tout en réduisant la surcharge de travail des employés.
Retombées obtenues
Retombées principales
Gain de temps : Les tâches administratives répétitives sont accomplies 70 % plus rapidement, libérant les employés pour des activités stratégiques.
Amélioration de la satisfaction des employés : Moins de surcharge de travail et plus de concentration sur des projets à haute valeur ajoutée.
Réduction des erreurs : Grâce à l’automatisation, les analyses et documents sont générés avec une grande précision.
Modernisation des processus municipaux : La plateforme apporte une approche technologique innovante aux tâches administratives traditionnelles.
Défis relevés
Acceptation de la technologie par les employés municipaux : Un effort particulier a été consacré par notre équipe à la formation et à l’accompagnement pour une transition en douceur.
Conditions de réussite
Équipe mobilisée
Une simple formation à l’utilisation de la plateforme est suffisante pour permettre aux employés municipaux de l’utiliser efficacement, sans nécessiter une équipe interne dédiée.
Collaborations
Partenariat avec des municipalités pilotes pour tester et affiner la solution.
Financement reçu
Fonds privés pour le développement initial.
Étapes du projet
Recherche et développement initial
Test pilote dans quelques municipalités
Ajustement basé sur les retours utilisateurs
Lancement officiel et support continu
Étapes du projet - à venir
Élargissement du déploiement à d’autres municipalités québécoises.
Contexte d'application de la solution
Cas d'usage
- Gestion municipale quotidienne.
- Applications dans d’autres secteurs administratifs provinciaux ou fédéraux.
Clientèle
- Municipalités québécoises
- MRC (municipalités régionales de comté) nécessitant des outils centralisés pour optimiser la gestion régionale.
Opportunité de marché
Adaptabilité à d'autres marchés spécialisés : Munia, conçue pour répondre aux besoins spécifiques des municipalités québécoises, démontre qu’une IA spécialisée pour une niche peut être transposée à d’autres secteurs. Par exemple, une version adaptée pourrait être développée pour les organismes à but non lucratif (OBNL), en répondant à leurs défis uniques tels que la gestion des subventions, la coordination des bénévoles ou encore la création de rapports financiers simplifiés.
Expansion géographique : Grâce à sa flexibilité, Munia peut également être déployée dans des municipalités à travers le Canada, mais aussi dans d'autres pays, comme la France, où les municipalités ont des besoins similaires en gestion administrative et législative. La plateforme peut être adaptée aux spécificités réglementaires, culturelles et linguistiques de chaque région, renforçant son potentiel à l’international.
Diversification des secteurs publics : Outre les municipalités, Munia pourrait s’intégrer à d’autres structures publiques, comme les commissions scolaires, les ministères provinciaux ou même les organisations parapubliques cherchant à moderniser leurs processus administratifs.