Automatiser vos comptes payables
Comme plusieurs manufacturiers, cette entreprise québécoise devait composer avec un volume grandissant de soumissions et de factures chaque semaine. Ces tâches, souvent réalisées par le PDG lui-même ou par une assistante, mobilisaient beaucoup de temps et ralentissaient les opérations. Avec l'aide de Québec Tech, l'entreprise a découvert une solution spécialisée dans le traitement intelligent des documents. L'approche retenue visait à automatiser la saisie et la validation de l'information sans perturber les processus existants.
Les avantages de l'IA
Allègement de la charge de travail : Le PDG a réduit de 80 % le temps consacré aux tâches administratives, permettant une concentration sur les décisions stratégiques.
Optimisation des ressources : Un poste administratif complet a pu être économisé, représentant des économies substantielles pour l'entreprise.
Intégration sans friction : La solution s'est ajoutée aux outils déjà en place, sans bouleversement organisationnel ni formation complexe.
Gain de flexibilité : L'équipe dispose désormais de plus de temps pour gérer la croissance et développer de nouvelles opportunités d'affaires.
Avant l'IA
Tâches manuelles répétitives : Les soumissions et factures étaient traitées ligne par ligne par le PDG ou une assistante, entraînant des erreurs potentielles.
Temps accaparé : Une part importante de la semaine était consacrée à la paperasse administrative au détriment des activités stratégiques.
Manque de fluidité : La croissance des volumes menaçait la capacité de l'entreprise à rester efficace et compétitive.
L'impact positif de l'IA
Réduction drastique du temps de traitement : 80 % de réduction du temps de traitement administratif, permettant un traitement plus rapide des documents.
Économies directes : Un poste administratif économisé, représentant des économies annuelles significatives.
Productivité accrue de la direction : La direction peut désormais se consacrer aux décisions stratégiques et au développement d'affaires.
Perspectives d'automatisation élargies : Des projets pilotes sont en cours sur d'autres tâches administratives, promettant des gains supplémentaires.
Quel type de projet d'IA est-ce ?
Applications pour différents types d'entreprises
Petites entreprises
Automatisation de factures fournisseurs : Simplifier le suivi des paiements récurrents sans embaucher du personnel supplémentaire, idéal pour les entreprises de 5 à 20 employés.
Outil clé en main pour entrepreneurs : Gagner du temps administratif précieux et se concentrer sur la croissance de l'entreprise et le développement de la clientèle.
Moyennes entreprises
Traitement automatisé des soumissions : Réduire les délais de réponse aux appels d'offres et améliorer la compétitivité sur les marchés publics.
Intégration hybride : Associer l'automatisation à une validation humaine pour les dossiers complexes, maintenant un équilibre entre efficacité et contrôle.
Grandes entreprises
Chaîne complète de facturation automatisée : Intégration à l'ERP pour gérer des milliers de transactions mensuelles avec traçabilité complète.
Optimisation multi-sites : Uniformiser et automatiser les processus administratifs à l'échelle nationale, assurant la cohérence entre toutes les succursales.
Synthèse
L'expérience de Nicobois avec la solution Mely.ai démontre la valeur tangible de l'automatisation documentaire pour les manufacturiers québécois. En réduisant la charge administrative de 80 % et en économisant un poste complet, l'entreprise a libéré des ressources pour se concentrer sur l'innovation et la croissance. Ce cas illustre comment les technologies avancées peuvent être adoptées de manière progressive, sans perturber les processus existants, tout en générant des gains mesurables et immédiats. La solution mise en place par Mely.ai représente un modèle d'intégration technologique réussie pour le secteur manufacturier québécois.
